Gestione della flotta aziendale: come si fa

La flotta aziendale è un vero e proprio parco mezzi che va gestito al meglio per ottimizzare gli spostamenti e la coordinazione di tutte le attività che riguardano sia la propria realtà che eventuali clienti: che si tratti di movimentare merci, spostare beni propri o effettuare traslochi, la gestione della flotta aziendale deve rispondere a determinati parametri perché sia sempre efficiente.

Revisioni, monitoraggio attraverso sistemi gps, total cost of ownership (anche detto “TCO”), ovvero la previsione e la pianificazione dei costi, nonché verifica preventiva dei percorsi sono solo alcune delle voci principali da considerare per la gestione di flotte aziendali, magari aiutandosi con un software dedicato.

Scelta dei mezzi, revisioni e controlli meccanici

La scelta dei veicoli che dovranno costituire il parco macchine è il primo passo per la gestione delle flotte aziendali. Nell'ambito dei trasporti, sarà necessario provvedere ad aggiudicarsi camion di ogni tipo e dimensione, ma anche mezzi di sollevamento, così da offrire diverse possibilità anche al cliente.

Infatti, soprattutto se si eseguono trasporti intermodali, ovvero che prevedono la movimentazione del carico su più mezzi diversi, può rendersi necessario impiegare dei container, robusti e spaziosi, da spostare sulla carrozza merci di un treno o nella stiva di una nave.

In particolar modo, chi si occupa di gestione delle flotte aziendali può riferirsi in particolar modo al già citato TCO, che concerne tutte le spese fatte e previste per ogni singolo mezzo: si parte da quelle vive di acquisto, che se avviene tramite un finanziamento avrà anche dei tassi d'interesse aggiuntivi; vi sono poi altre variabili quali una stima degli anni di utilizzo previsti, i chilometri che si suppone di percorrere, il consumo medio di carburante e quello totale alla fine dell'uso, nonché il valore del mezzo al termine del proprio "ciclo vitale".

Si dovrà inoltre pensare ai costi relativi a tutte le parti meccaniche, perlomeno quelle prevedibili: dagli pneumatici (che hanno comunque una durata precisa nel tempo e rispetto ai chilometri) a freni, frizione e nel caso dei mezzi di sollevamento anche degli elementi idraulici che servono una gru. A ciò, ovviamente, vanno ad aggiungersi le manutenzioni straordinarie che possono essere cagionate da guasti, le spese relative alla polizza assicurativa, al bollo auto e ai pedaggi autostradali.

Ovviamente, vi è un'alternativa perlomeno alle spese vive e all'accensione della polizza, nonché ai costi di revisione: si tratta del noleggio, un'esternalizzazione che si rende possibile soprattutto laddove i mezzi da dover impiegare siano pochi e il lavoro non continuativo nel tempo. In questo caso, il calcolo delle spese sarà diverso e includerà le spese di nolo.

Come ottimizzare l’utilizzo dei mezzi in esterna

Mettere i veicoli su strada deve essere ulteriore oggetto di pianificazione. In questi casi, la gestione delle flotte aziendali può trovare un grande alleato nel gps, che consente di visualizzare ogni singolo veicolo ovunque si trovi.

I software di gestione delle flotte aziendali permettono di rimanere sempre aggiornati non solo sulla posizione precisa, ma anche sulle condizioni di ogni mezzo, sui chilometri percorsi, sulla necessità di provvedere a una revisione programmata e sull'entità di un guasto. Poter seguire da remoto ogni singolo mezzo diventa prioritario specialmente sulle lunghe percorrenze, magari all'estero.

Sarà anche importante pianificare gli spostamenti in un'ottica di consumo di carburante e di ecosostenibilità: scegliere il percorso più breve e diretto non solo determina consumi minori di diesel e benzina, ma avrà un impatto ambientale più limitato e ottimizzerà i tempi.

Fondamentale diventerà anche gestire i carichi con la logistica più organizzata, cercando di non movimentare mai la flotta semivuota, ma magari provvedendo a combinare due o più spedizioni di minore entità che presentino la medesima direzione o destinazione.

Gli altri aspetti che influiscono sulla gestione della flotta

Per gestire al meglio le flotte aziendali, occorre anche prestare grande attenzione alla componente umana, quindi a tutti coloro che ad esempio conducono i mezzi e devono avere patenti sempre rinnovate quando serve, nonché provvedere al corretto intercambio sulle lunghe tratte.

Vi sono poi i dipendenti che provvedono al carico e allo scarico, per cui va eseguita un'ulteriore pianificazione a livello di numero di uomini in base alla mole di merce. Ciò diventa ancor più determinante in caso siano previste delle tappe presso dei magazzini e, quindi, occorra stoccare provvisoriamente merci e suppellettili lungo il percorso. In tal senso, oltre a una gestione della flotta ottimale sarà determinate lo sia anche quella di magazzino.

Attraverso tutti questi elementi, quindi, è possibile mantenere la flotta aziendale sotto controllo in ogni momento, riducendo i rischi, monitorando i veicoli e le loro prestazioni, ma anche i comportamenti corretti del guidatore per intervenire in maniera tempestiva con riparazioni, sostituzione di un mezzo o di un dipendente e implementazione della formazione aziendale laddove serve.

Tutto ciò ottimizza il lavoro e quindi la qualità offerta al cliente, in un'ottica di crescita del business all'avanguardia, sotto ogni punto di vista.

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