La gestione di un magazzino prevede il controllo dei flussi in entrata e in uscita, ma anche la verifica delle condizioni dei prodotti nel tempo, la formazione e l'assunzione di personale e l'organizzazione ottimale del parco mezzi quando occorre fare operazioni di trasferimento.
Rientra nei compiti di chi lo gestisce comunicare eventuali criticità strutturali che debbano richiamare l'attenzione dei dirigenti. Naturalmente, al giorno d’oggi un supporto importante arriva dalla digitalizzazione, che permette di ottimizzare un ampio numero di attività.
Magazzino: come viene gestito lo stoccaggio
Il magazzino può essere di proprietà dell'azienda stessa che si occupa di raggruppare materiali o merci che poi andrà a rivendere e ridistribuire, oppure fungere da deposito per conto di terzi. In ogni caso, la formazione su come gestire un magazzinova effettuata in modo da fornire al responsabile le conoscenze su come avere sempre una visione d'insieme.
Innanzitutto, occorre discernere tra logistica in entrata e in uscita, per pianificare quello che entra e quello che esce: una volta che i beni sono all'interno del magazzino, occorre come prima cosa occuparsi dei documenti di trasporto o accompagnamento. Ad oggi, grazie alla crescente digitalizzazione, la conservazione per i successivi 10 anni, nel rispetto della normativa vigente, diventa molto più semplice.
Lo stesso vale per le fatture, che siano emesse a seguito di una vendita o ricevute per l'acquisto di materiali. Tutto va inserito nell'archivio di magazzinoperché sarà anche utile ai fini fiscali. In una grande azienda, i due compiti sono suddivisi tra chi gestisce la logistica e l'amministrazione, mentre nelle piccole realtà possono essere assegnati anche a un'unica figura.
La gestione del magazzino riguarda anche le scorte: che vi sia o meno un surplus di materiali o materie prime, ogni singolo elemento deve poter essere individuato con rapidità e recuperato al bisogno, che si tratti di una richiesta imprevista in fase di lavorazione che quella da parte di un cliente che necessita di un prodotto.
Sapere quanto di un determinato elemento è presente e dove snellirà molto le operazioni, consentendo una risposta rapida e solo un software che fornisce la posizione precisa di ciò che si cerca potrà soddisfare tale esigenza in maniera veloce e senza margine d’errore.
Questo è uno dei motivi per cui è indispensabile etichettare sempre correttamente ogni collo. Naturalmente, la verifica delle scorte consente anche di ordinare nuovi pezzi quando siano manchevoli o in fase di esaurimento.
La gestione della movimentazione e della logistica
Movimentare merci e materiali significa doverli passare a un altro settore interno all'azienda oppure trasferirli direttamente a terzi. In tal caso, mezzi e risorse umane intervengono sulla gestione del magazzino non solo per una rapida individuazione, ma anche per una movimentazione idonea. Chi se ne occupa deve quindi essere a conoscenza del tipo di dispositivi presenti (muletti, mezzi di sollevamento e camion) e di operai dediti a tali mansioni.
La gestione di un magazzino quando i beni sono in uscita può anche prevedere ad esempio una pianificazione preventiva dei percorsi più brevi per raggiungere il destinatario: per esempio, se le scorte sono dislocate su più magazzini sul territorio, una volta verificata la presenza del prodotto nella filiale più vicina al cliente si può ordinare la consegna direttamente da lì, impiegando meno mezzi e limitando le emissioni dannose nell'atmosfera.
Con la decarbonizzazione delle industrie, infatti, sempre più realtà limitano gli spostamenti su gomma, qualora questi siano impegnativi, in favore ad esempio di quelli intermodali, caricando le merci su treni, aerei e navi per tratte più lunghe. Pianificare in anticipo movimentazioni di questo tipo consente numerosi vantaggi, a partire proprio da una gestione di magazzino ottimizzata.
Per quanto riguarda i resi e la cosiddetta logistica di ritorno, essa rende circolare l'economia aziendale, perché consente eventualmente di ricollocare prodotti invenduti sul mercato secondo modalità diverse: a questo punto, la gestione del magazzino e delle scorte dovrà tenere conto di ciò che ancora si trova all'interno e degli spazi disponibili, aggiornando anche l'archivio.
La gestione delle merci in magazzino
La gestione del magazzino e della logistica dei trasporti, dunque, sono strettamente correlate e la formazione dei dipendenti mirerà anche a implementare una comunicazione ottimale tra i vari settori, laddove presenti.
Chi si occupa del magazzino deve quindi coordinare molteplici aspetti, non ultimo quello legato a un controllo visivo delle merci: qualora esse siano danneggiate o siano scadute vanno rimosse, smaltite correttamente e sostituite con nuovi prodotti.
Non solo, qualora vi siano materiali o merci che si devono movimentare più di frequente, occorre organizzare gli scaffali perché siano più facilmente accessibili per questi ultimi, destinando posizionamenti meno agevoli a quelli che abbiano una rotazione meno intensiva. Può comunque essere utile, specie in caso di prodotti molto diversi fra loro, organizzare dei settori e magari inserire delle indicazioni all'interno del magazzino stesso al fine di orientare meglio i dipendenti, in caso l'area si presenti ampia.